„Sie sind da!“ Jahr für Jahr ein ähnlich gearteter Ausruf, der adrenalingeladen und seufzerbehaftet durch die Räume der Bundesgeschäftsstelle in München hallt. Er gilt nicht den Staren, die aus ihren afrikanischen Winterquartieren zurückgekehrt sind, sondern dem Eintreffen der Ergebnisse des ersten Landeswettbewerbs ”Jugend musiziert“. Der Startschuss für die heiße Vorbereitungs-Phase des Bundeswettbewerbs ist damit definitiv gefallen.
„Sie sind da!“ Jahr für Jahr ein ähnlich gearteter Ausruf, der adrenalingeladen und seufzerbehaftet durch die Räume der Bundesgeschäftsstelle in München hallt. Er gilt nicht den Staren, die aus ihren afrikanischen Winterquartieren zurückgekehrt sind, sondern dem Eintreffen der Ergebnisse des ersten Landeswettbewerbs ”Jugend musiziert“. Der Startschuss für die heiße Vorbereitungs-Phase des Bundeswettbewerbs ist damit definitiv gefallen.Von Januar an sind die Landesausschüsse der 16 Bundesländer und eine Anzahl Deutscher Schulen im europäischen Ausland gut zwei Monate damit beschäftigt, die Ergebnisse ihrer Regionalwettbewerbe in ein Zeitraster einzupassen, um dann ab Ende Februar bis weit in den März hinein die Landeswettbewerbe ”Jugend musiziert“ durchzuführen. Die Termine der Landeswettbewerbe richten sich nach den logistischen Gegebenheiten der Landesausschüsse, die Anzahl der Regionalwettbewerbe etwa gehört dazu. Bundesweit sind dies 160.Sie sind also da, die ersten Ergebnisse und bilden den Grundstock für den bevorstehenden Bundeswettbewerb, der, was Organisation und Logistik betrifft, seinesgleichen sucht. Im Jahr 2002 fanden die Landeswettbewerbe ”Jugend musiziert“ am letzten Februarwochenende und an insgesamt drei März-Wochenenden statt.
Ist ein Landeswettbewerb abgeschlossen, verstreichen einige Tage, bis die Weiterleitungen in der Bundesgeschäftsstelle vorliegen, weitere Tage vergehen, bis auch die Anmeldeformulare, die den „Landespreisträgern mit Weiterleitung“ am Austragungsort des Landeswettbewerbs ausgehändigt worden sind, in der Bundesgeschäftsstelle eintreffen. Denn seit Wettbewerbsbeginn am 1. Dezember des Vorjahres können sich Adresse oder Wettbewerbsprogramm durch-aus geändert haben und müssen nochmals abgeglichen werden.
Die Teilnehmerpirsch
Sechs Wochen vor Beginn des Bundeswettbewerbs fehlen üblicherweise rund 15 Prozent der notwendigen Anmeldeformulare, bei der vermutlichen Teilnehmerzahl von 1.650 Musikerinnen und Musikern des Bundeswettbewerbs 2002 bedeutet dies, in rund 240 Fällen telefonisch nachzufassen. Um die Teilnehmenden aber in Schutz zu nehmen, muss gesagt werden, dass in den allermeisten Fällen das musikalische Pensum der Bundespreis-Aspiranten dafür verantwortlich ist: Arbeitsphasen der Landes-Jugendorchester oder des Bundes-Jugendorchesters, die direkt im Anschluss an den Landeswettbewerb beginnen, Konzertverpflichtungen und diverse Meisterkurse und nicht zuletzt die Osterferien verdrängen die lästige Pflicht des Formular-Ausfüllens zuweilen.
Das Ziel des Teams in der Bundesgeschäftsstelle in München ist es also, in möglichst kurzer Zeit die konkrete Zahl der Teilnehmenden am Bundeswettbewerb mit allen relevanten Angaben wie beispielsweise zu Vorspielprogramm, Übernachtungsdauer oder Verpflegungswünschen zu ermitteln. Von dieser Zahl hängen nun die entscheidenden folgenden Faktoren ab:
Wie groß sind die einzelnen Altersgruppen? Reicht die Anzahl der Wertungs- und Konzerträume? Müssen weitere Unterkünfte akquiriert werden? Müssen Juroren um Verlängerung ihres Aufenthaltes gebeten werden oder gar um den Verzicht ihrer Mitwirkung, weil sie Schüler im Wettbewerb haben? Das feste Team in München arbeitet an der logistischen Planung mit einem mehrjährigen Vorlauf. In Jahresfrist wäre eine derartige Großveranstaltung gar nicht zu stemmen. Alle Räumlichkeiten stehen Jahre vorher bereits fest, Juroren werden Monate zuvor bereits eingeladen.
Aber am Ende ist es eben doch entscheidend, dass man nicht „ungefähr“ die richtige Anzahl von Wertungsräumen und Juroren hat, sondern eben die passgenaue. Erfahrungen haben auch gezeigt, dass Teilnehmende am Bundeswettbewerb im Durchschnitt drei bis vier Tage am Wettbewerbsort bleiben. Das ist beabsichtigt, denn sie alle sollen Gelegenheit bekommen, sich andere Wertungen anzuhören, die Workshops und die Konzerte zu besuchen. Das heißt aber auch, dass dies bei Bettenbelegung und Verpflegung berücksichtigt werden muss. Über den gesamten Zeitraum des Bundeswettbewerbs betrachtet, verzeichnet die Teilnehmerbetreuung so rund 6.400 Teilnehmerübernachtungen und mehr als 12.000 Mahlzeiten!
Zauberkunststück „Zeitplan“
Nachdem die konkrete Menge an Teilnehmern ermittelt ist, beginnt dann die größte Herausforderung bei der Vorbereitung eines reibungslos ablaufenden Bundeswettbewerbs: die Erstellung des Zeitplans. Für den Wettbewerb 2002 ist festzuhalten, dass die rund 1.650 Teilnehmer auf zirka 750 Wertungen, also zirka 300 Stunden Wertungszeit, und etwa 150 Stunden Beratungsgespräch verteilt werden müssen. Schon das klingt nicht leicht, berücksichtigt man aber noch, dass es eine nicht unerhebliche Zahl von Mehrfachteilnehmern gibt, die in Solo- oder gar mehreren Ensemblewertungen teilnehmen und deren Wertungs- und auch Beratungszeiten sich natürlich nicht überschneiden dürfen, wird die Angelegenheit zur Denksportleistung der Meisterklasse.
Planerisch beginnt ein Wettbewerbstag um 8 Uhr morgens mit der Einspielzeit. Vorgesehen ist, dass die Wertungsspiele eine Stunde später beginnen. Die kurzen Jury-Beratungspausen und die Mittagspause mit eingerechnet, lassen sich so bis zum Ende eines solchen Tages bis zu 16 Wertungen unterbringen. Wertungskategorien, die im Aufbau intensiv sind, dazu gehören die Schlagzeug-Kategorien, die „Alte Musik“ oder in diesem Jahr die „Besondere Besetzungen: Neue Musik“ sprengen diesen Idealzeitplan jedoch sofort. Folglich muss früher in der Wettbewerbswoche begonnen werden, der einzelne Wettbewerbstag verlängert werden – und mit ihm die Bereitstellung der Räumlichkeiten, der Bundesjury, der Saalkoordinatoren und der Betreuer der Einspielräume. Alles in allem also jedes Mal ein Rattenschwanz von Folgeerscheinungen, die alle bei der Planung dieses Festivals berücksichtigt werden müssen.
Als besonderen Service versucht die Wettbewerbsleitung auf Wünsche der Teilnehmer für ihre Wertungszeiten beim Bundeswettbewerb einzugehen. Außergewöhnliche Ereignisse wie Konfirmation oder Kommunion, schulische Termine wie Abitur- oder Abschlussprüfungen sollen eine ambitionierte Teilnehmerin oder Teilnehmer nicht an der Teilnahme hindern, besonders, wenn womöglich noch ein ganzes Ensemble davon betroffen sein könnte. Rund 100 solcher Spezialwünsche liegen dem Team normalerweise in der Vorbereitungsphase vor und werden bei der Erstellung des Zeitplans, wo möglich, realisiert. Und doch gibt es den Moment, wo auch das Team Wünsche nicht mehr erfüllen kann: dann nämlich, wenn ein engagierter Teilnehmervater anruft und darum bittet, die gesamte Altersgruppe auf den letzten Tag des Bundeswettbewerbs zu verschieben, damit der Sohn am geplanten Pfingsturlaub der Familie teilnehmen kann.
Netzwerk der Teamworker
Mit der Menge der Aufgaben wächst auch das Team: zwölf fest angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter planen das gesamte Jahr hinweg die kommenden Bundeswettbewerbe. Zwischen Ostern und Pfingsten sorgen sie, gemeinsam mit acht weiteren, auf Zeit in der Bundesgeschäftsstelle arbeitenden, Kolleginnen und Kollegen für die Fertigstellung der Zeitpläne, die exakte computergestützte Eingabe der Wettbewerbsdaten und Wertungsprogramme, den Versand der Teilnehmerrundschreiben und die Unterbringung von Teilnehmern und Gästen. Am Wochenende vor Wettbewerbsbeginn vergrößert sich das Team schließlich auf 150 Mitarbeitende: Sie sorgen dafür, dass von den Anstrengungen im Vorfeld bei Wettbewerbsbeginn nichts mehr zu spüren ist, ja mehr noch, dass sich die 1.600 Teilnehmerinnen und Teilnehmer in den Tagen ihres Aufenthaltes auf nichts anderes konzentrieren müssen als auf die möglichst beste Präsentation ihres über viele Monate geübten Wettbewerbsprogramms, dass die Workshops im Rahmenprogramm lehrreich und unterhaltsam sind. Dass Gäste und Teilnehmende die Konzerte auf und vor der Bühne genießen. Und wenn dies der Fall ist, dann, und auch das muss an dieser Stelle gesagt sein, dann hat sich der gesamte Aufwand gelohnt!