Es muss an dieser Stelle einmal deutlich gesagt werden: Teilnehmer-Eltern sind Menschen mit einer heiklen Mischung aus Insiderwissen und Ungeduld! Denn am Tag, nachdem ihr Sprössling den Landeswettbewerb mit einer Weiterleitung zur Bundesebene absolviert hat, bestürmen engagierte Eltern die Bundesgeschäftsstelle „Jugend musiziert“ gerne mit der Frage, wann denn sein oder ihr genauer Wertungstermin beim Bundeswettbewerb sei. Mit ebensolcher Regelmäßigkeit bekommen die Anrufer dann die freundliche Auskunft, dass mit einem genauen Zeitplan erst vier Wochen vor Wettbewerbsbeginn zu rechnen sei. Worüber sie sich dann auch wunschgemäß regelmäßig entrüsten.
Man reibt sich im Orga-Team der Bundesgeschäftsstelle zuweilen erstaunt die Augen, angesichts solch grenzenlosen Vertrauens in die Geschwindigkeit der Datenverarbeitung. Kann man doch zumindest bei den „alten Eltern-Hasen“ unterstellen, dass sie mehr als eine vage Vorstellung vom organisatorischen Aufwand dieser Datenverwaltung haben. Wem sich das Rätsel Zeitplan noch immer nicht erschließt, dem sei im Folgenden eine kleine Einführung gegeben:
Von Januar an sind die Landesausschüsse der 16 Bundesländer und eine Anzahl Deutscher Schulen im europäischen Ausland damit beschäftigt, die Ergebnisse ihrer Regionalwettbewerbe in einen Zeitplan für den Ablauf der Landeswettbewerbe zu verwandeln. Die Termine der Landeswettbewerbe richten sich nach allerlei logistischen Gegebenheiten, ein wichtiger Baustein ist die Anzahl der Regionalwettbewerbe in einem Bundesland. Bundesweit sind 160 Regionalwettbewerbe durchzuführen.
Ab Ende Februar bis weit in den März hinein werden auf dieser Basis die Landeswettbewerbe „Jugend musiziert“ durchgeführt. Bevölkerungsreiche Bundesländer mit vielen Teilnehmenden wie Baden-Württemberg, Bayern oder Nordrhein-Westfalen dehnen ihre Wettbewerbswochenenden auf vorhergehende oder nachfolgende Werktage aus, wenn sie den Wettbewerb nicht gleich an zwei separaten Wochenenden durchführen.
Ist ein Landeswettbewerb abgeschlossen, verstreichen oft mehrere Tage, bis die Landesausschüsse die Punkte, Preise und Weiterleitungen ordnungsgemäß dokumentiert haben und die Ergebnisse ihres Landeswettbewerbs an die Bundesgeschäftsstelle melden. Alle Daten müssen als Anmeldeformulare weitergeleitet und in der Bundesgeschäftsstelle nochmals gegengelesen und überprüft werden, denn seit Wettbewerbsbeginn am 1. Dezember des Vorjahres können sich Adresse oder Wettbewerbsprogramm geändert haben. In solchen Fällen müssen sie bei den Teilnehmern nochmals nachgefragt und abgeglichen werden.
Sechs Wochen vor Beginn des Bundeswettbewerbs fehlen üblicherweise rund 15 Prozent der notwendigen Anmeldeformulare. Denn direkt im Anschluss an die Landeswettbewerbe finden bereits Arbeitsphasen der Landesjugendorchester, Kammermusik-Kurse oder andere Konzertverpflichtungen statt, weshalb Anmeldeformulare bisweilen einfach liegen bleiben. Bei der vermutlichen Teilnehmerzahl von 1.600 Musikerinnen und Musikern des Bundeswettbewerbs 2003 bedeutet dies, in rund 240 Fällen telefonisch nachzufassen. Erst wenn die exakte Anzahl der Teilnehmenden am Bundeswettbewerb mit allen relevanten Angaben wie Vorspielprogramm, Übernachtungsdauer oder Verpflegungswünsche feststeht, kann man die letzten logistischen Fragen klären:
Wie groß sind die einzelnen Altersgruppen? Reicht die Anzahl der Wertungs- und Konzerträume? Müssen weitere Unterkünfte akquiriert werden? Müssen Juroren um Verlängerung ihres Aufenthaltes gebeten werden oder gar um den Verzicht ihrer Mitwirkung, weil sie Schüler im Wettbewerb haben? Das Team in München arbeitet an der logistischen Planung mit einem mehrjährigen Vorlauf. In Jahresfrist wäre eine derartige Großveranstaltung gar nicht zu stemmen. Die Mehrzahl der Räumlichkeiten steht Jahre vorher bereits fest, Juroren sind Monate zuvor bereits eingeladen worden. Aber am Ende ist es eben doch entscheidend, dass man nicht „ungefähr“ die richtige Anzahl von Wertungsräumen und Juroren hat, sondern eben die passgenaue.
Erfahrungen haben gezeigt, dass Teilnehmende am Bundeswettbewerb im Durchschnitt drei bis vier Tage am Wettbewerbsort bleiben. Das ist beabsichtigt und erwünscht, denn sie alle sollen Gelegenheit bekommen, sich andere Wertungen anzuhören, die neun Konzerte im Rahmenprogramm zu besuchen und am „Jugend musiziert“-Fest teilzunehmen. Das heißt aber auch, dass dies bei der Bettenbelegung und der Verpflegung berücksichtigt werden muss. Über den gesamten Zeitraum des Bundeswettbewerb betrachtet, verzeichnet die Teilnehmerbetreuung so rund 6.400 Teilnehmerübernachtungen und mehr als 12.000 Mahlzeiten!
Nachdem die konkrete Menge an Teilnehmern ermittelt ist, beginnt die Erstellung des Zeitplans. Für den Wettbewerb 2002 beispielsweise mussten die rund 1.650 Teilnehmer auf etwa 750 Wertungen, also etwa 300 Stunden Wertungszeit, und rund 150 Stunden Beratungsgespräch verteilt werden. Berücksichtigt man aber noch, dass es eine nicht unerhebliche Zahl von Mehrfachteilnehmern gibt, die in Solo- oder gar mehreren Ensemblewertungen teilnehmen und deren Wertungs- und auch Beratungszeiten sich natürlich nicht überschneiden dürfen, wird die Angelegenheit zur Denksportleistung der Meisterklasse.
Planerisch beginnt ein Wettbewerbstag um 8 Uhr morgens mit der Einspielzeit. Vorgesehen ist, dass die Wertungsspiele eine Stunde später beginnen. Die kurzen Jury-Beratungspausen und die Mittagspause mit eingerechnet, lassen sich so bis zum Ende eines solchen Tages bis zu 16 Wertungen unterbringen. Wertungskategorien, die im Aufbau intensiv sind, dazu gehören die Schlagzeug-Kategorien, die „Besonderen Besetzungen“ sprengen diesen Idealzeitplan jedoch. Folglich muss früher in der Wettbewerbswoche begonnen werden, der einzelne Wettbewerbstag verlängert werden – und mit ihm die Bereitstellung der Räumlichkeiten, der Bundesjury, der Saalkoordinatoren und der Betreuer der Einspielräume.
Als besonderen Service versucht die Wettbewerbsleitung auf Wünsche der Teilnehmer für ihre Wertungszeiten beim Bundeswettbewerb einzugehen. Außergewöhnliche Ereignisse wie Konfirmation oder Kommunion, schulische Termine wie Abitur- oder Abschlussprüfungen sollen eine ambitionierte Teilnehmerin oder Teilnehmer nicht an der Teilnahme hindern, besonders, wenn womöglich noch ein ganzes Ensemble davon betroffen sein könnte. Rund 100 solcher Spezialwünsche liegen dem Team normalerweise in der Vorbereitungsphase vor und werden bei der Erstellung des Zeitplans, wo möglich, realisiert. Und doch gibt es den Moment, wo auch das Team Wünsche nicht mehr erfüllen und man nur noch um Verständnis bitten kann.
Mit der Menge der Aufgaben wächst auch das Team: zwölf fest angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter planen das gesamte Jahr hinweg die kommenden Bundeswettbewerbe. Zwischen Ostern und Pfingsten sorgen sie, gemeinsam mit acht weiteren auf Zeit in der Bundesgeschäftsstelle arbeitenden Kolleginnen und Kollegen, für die Fertigstellung der Zeitpläne, die computergestützte Eingabe der Wettbewerbsdaten und Wertungsprogramme, den Versand der Teilnehmerrundschreiben und die Unterbringung von Teilnehmern und Gästen. Am Wochenende vor Wettbewerbsbeginn vergrößert sich das Team schließlich auf 150 Mitarbeitende: Sie alle sorgen für einen reibungslosen Ablauf, dass sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in den Tagen ihres Aufenthaltes auf nichts anderes konzentrieren müssen als auf die möglichst beste Präsentation ihres über viele Monate geübten Wettbewerbsprogramms. Dass Gäste und Teilnehmende die Konzerte auf und vor der Bühne genießen. Und deshalb gibt’s den verbindlichen Zeitplan eben erst vier Wochen vor dem Bundeswettbewerb!