Im Zusammenhang mit den Recherchen für die Chronik „50 Jahre VBSM“ nahm Vorstandsmitglied Burkard Fleckenstein auch Einsicht in die Unterlagen des Kultusministeriums, die im Bayerischen Hauptstaatsarchiv untergebracht sind. Nach der Sichtung und Auswertung dieser Materialien kam Archivoberrat Dr. Johann Pörnbacher auf ihn zu mit den Fragen, ob er fündig geworden sei und was mit dem Archivmaterial passieren solle.
Die Kontaktaufnahme war Ausgangspunkt für einen gemeinsamen Termin der Einsichtnahme des Verbandsarchivs in Weilheim. Herr Dr. Pörnbacher zeigte sich interessiert an einer Übernahme des Materials und so wurde am 25.03.2019 zwischen dem Verband Bayerischer Sing- und Musikschulen (VBSM) und dem Bayerischen Hauptstaatsarchiv ein Schenkungsvertrag abgeschlossen, der die kostenfreie Abgabe der Altregistratur des VBSM an das Bayerische Hauptstaatsarchiv regelt. Vor der Übergabe wurde der Bestand (ca. 40 Regalmeter) von Burkard Fleckenstein gesichtet und, soweit für die Abgabe nicht verwertbar, ausgesondert. Der eigens dafür erstellte Aktenplan umfasste die nachfolgend genannten Themenbereiche:
1. Organisation
a) Auf dem Weg zur Gründung
b) Gründung
c) Jahresberichte, Statistiken, Ausführungen zur Geschichte des Verbandes
d) Verbandsorgane
e) Geschäftsstelle
2. Fachliche Arbeit
a) Fort- und Weiterbildung
b) Fachtagungen
c) Arbeitsgruppen
3. Veranstaltungen und Produktionen
a) Bayerische Musikschultage
b) weitere Veranstaltungen und Produktionen
4. Angegliederte Einrichtungen
a) Landes-Jugendjazzorchester
b) Bayerisches Jazzinstitut
5. Zusammenarbeit mit Ministerien, VdM, Musikverbänden, Bildungseinrichtungen, kommunalen Spitzenverbänden und Bayerischem Rundfunk
6. Fotosammlung
Das Übergabematerial wurde in vom Hauptstaatsarchiv bereitgestellten Ordnern und Mappen abgelegt und in insgesamt 50 Kisten verpackt, die der Fahrdienst des Bayerischen Hauptstaatsarchivs am 9.12.2021 übernahm.
Archivoberrat Dr. Johann Pörnbacher gliedert die Altregistratur nun in den Bestand des Hauptstaatsarchivs ein und übernimmt die Übersicht in die Findmitteldatenbank, über die das Material dann einseh- und abrufbar sein wird. Der übergebene Bestand reicht von dem Ende der fünfziger Jahre des letzten Jahrhunderts bis zum Jahr 2010.
Zur Bedeutung des Archivmaterials des VBSM für das Bayerische Hauptstaatsarchiv äußert er sich folgendermaßen: „Die Abteilung V, „Nachlässe und Sammlungen“, des Bayerischen Hauptstaatsarchivs, zu der auch das Verbandsschriftgut gehört, dokumentiert die nichtstaatlichen Aktivitäten als Ergänzung zur amtlichen Überlieferung.
Neben Verbänden und Vereinen beispielsweise aus den Bereichen Wirtschaft und Energie gehören hierzu auch Institutionen der Kulturförderung, wie der Verband Bayerischer Sing- und Musikschulen e.V. (VBSM), der seit 1970 für die Musik- und Sangesförderung flächendeckend in ganz Bayern Sorge trägt und damit einen wichtigen Beitrag zum Postulat der Kultur des Freistaats Bayern leistet. Das vom VBSM übernommene Material bedeutet für die Abteilung V, „Nachlässe und Sammlungen“, eine wertvolle Ergänzung und eine wichtige Dokumentation zur Entwicklung des kulturellen Lebens in Bayern nach dem Zweiten Weltkrieg.“