Neulich ist mir etwas richtig Peinliches passiert. Ich bog in den Hof eines angesagten Mediencenters ein und wollte eben zwei hübsche junge Frauen nach dem Weg fragen, als plötzlich eine extrem laute Männerstimme über das Pflaster schallte: „Ich habe die Schnauze voooooooll!“ Meine beiden Ansprechpartnerinnen drehten sich zu mir um. Ich schaute sie an und sie mich, und aus ihren Blicken ließ sich unmissverständlich herauslesen, dass sie mich für völlig wahnsinnig hielten. Schneller als zwei Wiesel verzogen sie sich ins nächstgelegene Bürogebäude. Ich begann gerade rot anzulaufen, als ich von einem noch verzweifelteren Schrei abgelenkt wurde: „Ich will jetzt mein Geeeeeeeeld!“ In der einsetzenden Totenstille hörte ich mein Herz laut klopfen. Doch bevor ich den richtigen Hauseingang fand, fräste sich ein letztes Mal diese schrille Stimmlage in meinen Kopf: „Sie werden bezaaaaaaaaaaaaahlen“. Jetzt war mir die Sache klar. Da wollte jemand mit brachialer Gewalt telefonisch sein Geld eintreiben. Ich bezweifelte entschieden den Erfolg dieses Unterfangens und schloss die Eingangstür hinter mir.
Die Zahlungsmoral in den Industrieländern wird schlechter, das zeigen Statistiken. Wer in der Musikwirtschaft tätig ist, weiß noch viel besser als jede wissenschaftliche Einrichtung über die Probleme mit ausstehenden Forderungen Bescheid. Allein der Abbau in der Musikindustrie und der Zusammenbruch vieler Einzelhandelsgeschäfte hat Handel und Dienstleistungssektor hart getroffen. Insbesondere die Krise im Tonträgergeschäft und die damit verbundenen Pleiten innerhalb der nationalen und internationalen Vertriebstrukturen lassen Zahlungsketten zerreißen, so wie ein heißer Sommer den sonst fröhlich sprudelnden Flusslauf austrocknet.
In so einer Situation ist es durchaus nachvollziehbar, dass Unternehmer aus Verzweifelung versuchen, Druck auf ihre Geschäftspartner auszuüben. Die Erfahrung zeigt jedoch leider, dass mit Einschüchterungsversuchen am Telefon kaum mehr zu erreichen ist, als dass sich der Gesprächspartner zukünftig am Telefon verleugnen lässt. Damit hat sich der Anrufer seiner mächtigsten Waffe beraubt. Bei der Herbeischaffung ausstehender Forderungen ist es nämlich von entscheidender Bedeutung, dass wir Klarheit darüber erhalten, warum genau der Geldfluss an welcher Stelle der Zahlungsabwicklung blockiert wird. Wer könnte uns darüber besser Auskunft geben als derjenige, der uns das Geld schuldet?
Professionelles Inkasso bedient sich einfachster Mittel und lebt in erster Linie von Tempo und Genauigkeit. Umgekehrt haben insbesondere diejenigen Unternehmen Probleme mit ausstehenden Forderungen, die am schlampigsten ihre Bücher führen und die nicht unmittelbar nach Verstreichen einer Zahlungsfrist aktiv werden. Natürlich gibt es Ausnahmen. Wer sich exklusiv als Zulieferer einem Branchenriesen verpflichtet, wird oftmals von der Marktmacht dieses Unternehmens ausgepresst und wartet häufig fast ein Jahr auf seine Bezahlung. Solch ein Abhängigkeitsverhältnis will vorab gut überlegt sein. Die wichtigste Voraussetzung für eine professionelle Inkassotätigkeit ist die Liquiditätsplanung. Wer liquide ist, der ist flüssig und kann Geld ausgeben. Wer zu wenig Geld einnimmt, wird auf Dauer illiquide und kann seine eigenen Verpflichtungen nicht begleichen. Weil Zahlungsunfähigkeit in den Konkurs führt, hat die Liquidität prinzipiell eine höhere Wichtigkeit als zukünftige Gewinne! Ein Vertragsabschluss oder ein gelungener Auftritt sind eine tolle Sache, aber betriebswirtschaftlich gesehen kommt erst dann Freude auf, wenn das Geld auf Ihrem Konto verbucht ist und für Miete, Essen und Lebenswandel zur Verfügung steht. Dieses Gesetz gilt ohne Abstriche gleichermaßen für Unternehmen und freiberufliche Einzelpersonen.
Aufgabe 1: Planen Sie Ihre Liquidität für das nächste Quartal
Planen Sie die Liquidität der nächsten drei Monate mit Hilfe der Summe Ihrer monatlichen Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Berechnen Sie den Bestand Ihres Geldes am Anfang und am Ende des Quartals. Beachten Sie Zahlungsfristen, die Sie Ihren Kunden gesetzt haben und halten Sie sich an das Schema der oben abgebildeten Tabelle.
Vorliegendes Beispiel zeigt, wie ein Unternehmen trotz wachsender Einnahmen in eine Liquiditätskrise treibt. Am Ende des Quartals sinkt der Geldbestand auf null ab. Schon wenn eine Rechnung sich verzögert, ist das Unternehmen in seiner Zahlungsfähigkeit gefährdet. Die Übung will Sie für die Bedeutung flüssiger Geldmittel durch einen schnellen Zahlungseingang sensibilisieren. Um den Geldfluss zu beschleunigen brauchen Sie einen exakten Überblick über alle noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden. Für Ihre Inkasso-Tätigkeit ist das Vorhandensein schriftlicher Dokumente von enormer Bedeutung. Immer wieder entwinden sich Kunden Ihrer Zahlungsverpflichtung, weil der Verkäufer beziehungsweise der Erbringer einer Dienstleistung die Rechnung nicht wiederfindet oder vergisst.
Aufgabe 2: Alle ausstehenden Forderungen sammeln
Legen Sie einen farbigen Ordner an, indem Sie jeweils ein Doppel Ihrer Rechnungen ablegen. Die Rechnungen werden dem Ordner erst entnommen, wenn ein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. Sortieren Sie die Rechnungen nach Fälligkeit.
Aufgabe 3: Schicken Sie das erste Mahnschreiben
Zehn Tage nach Fälligkeit beginnen Sie mit dem Mahnen. Schicken Sie Ihre erste schriftliche Mahnung genau an die richtige Person. Im Detail steckt manchmal der Wurm. Greifen Sie zum Telefonhörer und finden Sie heraus, wer beim Kunden für die Rechnung zuständig ist. Bei kleinen Firmen ist das oft der Chef, bei größeren die Buchhaltung. Bei Musikschülern können es Vater, Mutter, Oma oder Opa sein. Wenn der Kunde nun nicht reagiert, ist weiteres schriftliches Mahnen höchstwahrscheinlich Zeitverschwendung. Greifen Sie besser direkt zum Telefon.
Aufgabe 4: Telefonisches Nachfassen
Wird Ihre Rechnung nach der ersten schriftlichen Mahnung nicht umgehend bezahlt, dann greifen Sie zum Telefonhörer und fragen nach, woran das liegt. Versichern Sie sich, dass Sie mit der richtigen Person sprechen. Finden Sie heraus, ob dem Kunden die Rechnung vorliegt und ob es ein Problem damit gibt (falsche Rechnungssumme, Beanstandung der Ware oder Dienstleistung et cetera). Schicken Sie gegebenenfalls eine überarbeitete Rechnung per Fax oder Boten. Wenn Sie am Telefon abgewimmelt werden oder sich Ihr Ansprechpartner ständig verleugnen lässt, können Sie die Sache sofort Ihrem Rechtsanwalt oder einer Inkasso-Firma übergeben. In den meisten Fällen allerdings wirkt ein Telefongespräch Wunder. Treten Sie selbstsicher auf, kommen Sie direkt zur Sache. „Ich rufe wegen der offenen Rechnung an.“ Betrachten Sie das Inkasso-Verfahren oder einen Rechtsstreit stets als letzten Ausweg. Den überragenden Großteil Ihrer Forderungen werden Sie in einem erträglichen Zeitraum erhalten, wenn Sie sich an die Grundsätze „Tempo und Genauigkeit“ halten. Schaffen Sie sich am Telefon durch Freundlichkeit und Professionalität neue Verbündete (Sekretärin, Buchhaltung usw.). Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, können Sie erfolgreiche Inkasso-Gespräche gleich zur Vorbereitung neuer geschäftlicher Zusammenarbeit nutzen.