Ab dem 1. Januar 2025 ist „der Umgang“ mit E-Rechnungen für alle UnternehmerInnen verpflichtend. Die hierzu nötige gesetzliche Grundlage wurde im Rahmen der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März dieses Jahres geregelt.
Zuallererst gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung im Falle von geschäftlichen Rechnungen unter Unternehmern, dem sogenannten B2B Geschäftsverkehr. Alle Abrechnungen müssen digital über eine E-Rechnung versendet, beziehungsweise empfangen und in revisionssicherer Form gespeichert werden können.
Hier gilt eine Übergangsfrist bis 2028 für UnternehmerInnen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro. Der Empfang und das ordentliche Speichern müssen zwar schon ab 1. Januar 2025 möglich sein, nicht aber die Rechnungsstellung. Ein Irrglaube besteht allerdings wohl darin, so Vooren, dass KleinunternehmerInnen gar keine Rechnungen schreiben müssten. Auf den Rechnungen darf allerdings der Zusatz: „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“ nicht fehlen.
Herr Vooren empfiehlt klar, sich nicht erst 2028 mit den Neuerungen zu befassen. Wenn nun schon nach einer Empfangs-/Speicherlösung geschaut werden muss, so kann es ja auch gleich eine umfassende Umstellung sein, die auf jeden Fall in der nahen Zukunft unumgänglich ist.
Was aber ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein Dokument, das in unveränderbarem Format geschrieben, versendet, ausgelesen und abgespeichert zu sein hat, beziehungsweise werden muss. Gängig und gesetzeskonform sind vor allem zwei Formate, zum einen X-Rechnung, zum anderen ZUG-FeRD. Hierbei ist zu erwähnen, dass die ZUG-FeRD- Lösung im Gegensatz zur X-Rechnung immer auch noch eine druckbare pdf im Gepäck hat, für Kunden etwa, die partout nicht auf Papierrechnungen verzichten wollen.
Warum eigentlich das Ganze?
Nicht nur, dass die Umstellung auf E-Rechnungen dem Unternehmer und der Unternehmerin auf Dauer gesehen Archivierungen und die Buchhaltung im allgemeinen deutlich erleichtern soll – mittelfristig soll es wohl so sein, dass E-Rechnungen nicht mehr primär an den Kunden gesendet werden, sondern zunächst direkt zum Finanzamt.
Was wird benötigt?
Um E-Rechnungen sicher empfangen, speichern und ausstellen zu können, benötigt der Unternehmer beziehungsweise die Unternehmerin eine Softwarelösung, die auf die persönlichen Bedürfnisse abgestimmt ist. Es muss etwas wie eine gesonderte Cloud angelegt werden, in der ausschließlich die genannten Dokumente automatisiert (über eine eigene Emailadresse) abgespeichert werden und aus der heraus das spezielle Format gelesen werden kann.
Ein paar Clicks im Internet mit dem Schlagwort E-Rechnung und es wird klar, dass der Markt vorbereitet ist. Die UnternehmerInnen müssen also hier selbst zu KundInnen werden, sich die angebotenen Lösungen sehr genau anschauen und für sich selbst entscheiden, was passt. Was benötige ich und was bin ich bereit, dafür auszugeben? Dies sollten Fragen sein, die sich jede/r stellen muss. Gregor Vooren weist aber darauf hin, dass er schon 10 Euro€ pro Monat für teuer hielte. Gerade für KleinunternehmerInnen mit wenigen Rechnungen im Monat gäbe es sicher günstigere Angebote, die pro Rechnung etwa 0,40 Cent abrechnen, so Vooren.
Einige Anbieter seien hier ohne Präferenz genannt: bookman.de (primär zum rechtssicheren Empfangen), Aequitixx – Digitales Rechnungsmanagement (Archivierung und Zugriff), Towio (E-Rechnungs-Software 30 Tage komplett unverbindlich zum Testen), ZEP (E-Rechnungserstellung, X-Rechnung- und ZUG-FeRD-Unterstützung, Export der Rechnungen an Lexware, DATEV, etc.), Qonto (Geschäftskonto, Rechnungsverwaltung – mit DATEV, Lexoffice, sevdesk kompatibel), Lexware (Buchhaltungstool), FIDO (Rechnungsarchivierung, sichere Speicherung), Papierkram.de (Rechnungserstellung).
Ebenso kursieren eine Anzahl von Downloads/Readern im Netz. Auch hiervon seien einige aufgeführt:
ETL-Gruppe (Download), Steuertipps vom Steuerprofi „Leitfaden E-Rechnung“ (beim Test von „Unternehmenssteuern aktuell“ als Willkommensgeschenk), Mindforms/ Mindsquare (kostenloser Download „E-Rechnung: Alles über Funktionen und Formate“, Checkliste im kostenlosen Download bei TA Triumph-Adler).
Also, auf geht’s in den Software- und Anbieter-Dschungel. Sicher ist: es gibt Lösungen für jede und jeden. Ein bisschen einarbeiten muss man sich aber dann doch selbst noch.